Gubbe

TEKSTI: ANNI KEMPPAINEN

EmCen palkanlaskuohjelma Gubbelle käyttöön

Kun yritys on kovassa kasvuvauhdissa, ovat työpäivät talousosastolla kiireisiä. Silloin on tärkeää, että palkanlaskuohjelma on mahdollisimman helppokäyttöinen, jotta työajan voi käyttää olennaisiin asioihin.

“Työpöydälläni on tehtäviä laidasta laitaan: esimerkiksi budjetointia, liiketoiminnan suunnittelua, ennusteiden tekoa, tilintarkastusta – ja sitä palkanmaksua”, kertoo Paula Suurmaa, joka on startup-yritys Gubben Head of Finance.

Ketterä ja edullinen vaihtoehto

Gubbe yhdistää tukea tarvitsevat ikäihmiset nuoriin, jotka auttavat heitä esimerkiksi kodin askareissa, ulkoilussa ja kaupassakäynnissä. Yritys tavoittelee suurta kasvua niin Suomessa kuin ulkomailla.

Viime vuosina Gubbessa on tapahtunut paljon: rahoituskierroksia, liiketoiminnan laajentamista ulkomaille, oman teknologian kehittämistä. Kasvavan henkilöstömäärän myötä pieni tilitoimisto ei enää riittänyt Gubben tarpeisiin. Suurmaalla on kokemusta palkanlaskennasta, joten se päädyttiin tekemään sisäisesti.

“Startupissa joustavuus on tosi tärkeää: pitää voida mukautua nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Siksi sisäinen palkanlaskenta oli meille ketterämpi vaihtoehto. Se oli meille myös edullisempaa kuin ulkoistaminen isolle toimijalle.”

Gubbe valitsi palkanlaskentaohjelmaksi EmCen palkanlaskentaohjelman, koska se toimii selkeästi ja loogisesti ja tarjoaa kaikki tarvittavat toiminnallisuudet. Sama ohjelma oli ollut käytössä myös Gubben aiemmin käyttämällä tilitoimistolla.

EmCen asiantuntijan apu oli korvaamatonta

Startup-yrityksen hektisessä arjessa uuden palkanlaskentaohjelman käyttöönotto on yksi niistä asioista, jotka pitää saada nopeasti pois alta, jotta voi taas keskittyä olennaiseen. Startup-yritykset myös kasvavat nopeasti, ja vuoden kuluttua firman tilanne voi olla jo aivan erilainen.

“Käyttöönotossa ohjelma pitää saada sellaiseen kuntoon, että se on helposti skaalattava. On mietittävä koko ajan jo seuraavan vaiheen asioita, oltava askel pidemmällä”, Paula Suurmaa kuvaa.

Projektissa suurena apuna oli EmCen sovellusasiantuntija Sirpa Pulkkanen, jonka ammattitaito ja kokemus saavat Suurmaalta vuolaat kehut.

“Sirpa tuntee ohjelman kuin omat taskunsa, ja laittoi sen meille parhaaseen mahdolliseen kuntoon. Hänet sai aina tarvittaessa helposti kiinni puhelimella ja sähköpostiin tuli vastaus kuin apteekin hyllyltä. Hän tuntee ohjelman jokaisen ominaisuuden ja tietää, mihin mikäkin vaikuttaa, joten hän piti huolen, ettemme vahingossa tehneet vahinkoa ohjelman sisällä”

PAULA SUURMAA, GUBBE

“EmCe oli minulle ensimmäisiä käyttöönottoprojekteja Gubbella, enkä vielä tiennyt, mitä kaikkea pitäisi ottaa huomioon. Siksikin Sirpan asiantuntemus oli tosi isossa roolissa.”

Ohjelman lakitulkinnat säästävät aikaa

EmCen palkanlaskuohjelma saa Suurmaalta kiitosta joustavuudesta ja palkanlaskijan työtä helpottavista ominaisuuksista. Palkanlaskentaohjelma osaa esimerkiksi automaattisesti tulkita kirjattuja lomia ja sairauslomia vuosilomalain mukaisesti.

“Tämä työ ei ole nykypäivänä enää sitä, että osaat TES:n ja vuosilomalain ulkoa. EmCessä on taustalla lakiin perustuvat tulkinnat. Se säästää paljon aikaa palkanlaskennassa.”

PAULA SUURMAA, GUBBE

Myös työhyvinvointia on helpompi kehittää, kun ohjelma koostaa sairauspoissaoloista selkeät raportit. Raportit tarjoavat selkeämpää näkyvyyttä työntekijöiden tilanteeseen ja kehityskohtiin.

Käytetyt lomapäivät ohjelma vähentää automaattisesti työntekijän lomakertymistä.

”Meillä oli käytössä aikaisemmin Excel lomakertymien seuraamiseen, joten manuaalisesta seurannasta piti päästä pois ennen kuin henkilöstömäärä kasvoi. EmCe oli tähän oiva ratkaisu.”

Asiantuntijan vinkit: ota nämä asiat huomioon valitessasi uutta palkanlaskentaohjelmaa

• Kaikki palkanlaskentaohjelmat eivät ole samanlaisia. Valinnassa kannattaa miettiä esimerkiksi oman yrityksesi ja toimialasi käytäntöjä, raportointitarpeita sekä lainsäädäntöä. Millaisia vaatimuksia ne asettavat järjestelmälle?
• Pohdi, mitä hyviä ja huonoja ominaisuuksia nykyisessä järjestelmässä on. Mitä toivoisit löytyvän myös uudesta palkanlaskentaohjelmasta, mitä taas haluat ehdottomasti välttää?
• Mieti, mistä eri järjestelmistä tietoja täytyy tuoda palkanlaskentaan – ja mihin järjestelmiin tietoa pitää viedä palkanlaskennasta.
• Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii aikaa ja resursseja. Käyttöönottoa ei siis kannata ajoittaa lomakaudelle tai vuoden kiireisimpien projektien päälle.
• Jos yritykselläsi on kasvutavoitteita, varmista, että järjestelmän toiminnot ovat skaalattavissa tulevaisuuden tarpeisiin.

Vinkit antoi EmCen sovellusasiantuntija Sirpa Pulkkanen.